Ainda usa papel no seu escritório?

Tendo como base de exemplo a empresa Newmarket Financial Advisors que apostou na transição e se ofereceu como caso de estudo. Vamos ver a diferença entre a utilização dos dois processos, o papel e a nuvem. Depois de conseguir um novo cliente, em 2011 a Newmarket Financial Advisors começou a analisar todo o fluxo de trabalho da empresa e percebeu que a sua forma de trabalhar estava a complicar a comunicação com os seus clientes.

Nessa altura a empresa decide arriscar, trocando o papel pela computação na nuvem, de forma a poder simplificar a comunicação com os seus clientes e também com o objectivo de melhorar o aspecto financeiro da vida dos seus clientes. Com vista neste objectivo, a empresa decide implementar o serviço na nuvem, o Safe Cloud, da empresa Cabinet.

Em que consiste este serviço:

Este é um serviço que lhe permite, de forma simples e muito segura, fazer toda a gestão documental do seu escritório ou da sua empresa.

“Grandes listas de clientes e enormes quantidades de papelada dificultam as coisas, sendo que tudo o que nos economiza tempo, para nós, vale dinheiro.”

Brandon Lancaster, Vice-presidente da empresa

Este é o lema da maior parte das empresas a nível mundial, conseguir satisfazer os seus clientes de forma rápida e eficaz, já que tempo é dinheiro. E se ainda utiliza papel, já pensou quanto tempo poderia economizar utilizando uma solução na nuvem? Será que ao investir num serviço deste género, não iria rapidamente ter o retorno?

A partir deste momento todos os assessores da Newmarket Financial Advisors passaram a usufruir dos benefícios de um mundo sem a utilização de papel. Tudo se tornou mais rápido e simples, desde o acesso rápido aos documentos, um maior controlo sobre a visualização e tudo isto com grande comodidade e segurança.

O que acontecia anteriormente é que a empresa utilizava sistemas em papel ou em computador legado, levando uma enorme perda de tempo no que toca ao arquivamento e procura de informações. Onde acrescia o facto de a partilha de informações ser muito ineficiente.

Segundo afirma Brandon, esta foi a melhor decisão que a empresa alguma vez tomou, tendo sido até um processo simples de conduzir. O processo de transição foi dividido em várias partes, de modo a não trazer inconvenientes ao negócio, ficando concluído num prazo de um ano.

Já imaginou, sempre que tem que rever um portefólio de um cliente, ou sempre que tenha uma reunião nos escritórios do seu cliente, ter que limpar o arquivo, voltar a organizá-lo, fazer cópia do disco do cliente, converter tudo para o seu escritório novamente. Tudo isto torna o processo cansativo, repetitivo e, principalmente, muito lento. Por vezes até com necessidade de alocar recursos específicos só para localizar e transportar toda essa informação até ao cliente.

“Neste momento qualquer dos nossos assessores tem acesso à informação de forma rápida e simples, esteja onde estiver. A Cabinet disponibiliza uma aplicação para dispositivos móveis para que seja fácil aceder a estas informações em qualquer local do mundo”.

Brandon Lancaster, Vice-presidente da empresa

Concluindo, com um sistema de gestão documental baseado na cloud, todo o seu esforço e tempo perdido a procurar ou organizar papelada está resolvido. Com um sistema destes poderá responder às adversidades do mercado de uma forma muita mais rápida, simples e eficaz.

_{Por Hugo Sousa para Empresas Hoje.}