A verdade nua e crua sobre a fatura eletrónica – Parte 1

Isto é o que pretendo explanar, neste artigo de quatro partes que tem o seu início hoje, pretendo dizer o que nunca foi dito sobre a fatura eletrónica. Este artigo torna-se necessário porque há inúmeras questões que se não forem atempadamente trabalhadas podem pôr em causa todo o projeto e deixar todos os intervenientes num estado de frustração extrema.

Para começar convém referir que há três intervenientes-chave e que todos estes enfrentam desafios durante a implementação da solução.
Para uma melhor explicação vou dedicar, como anteriormente dito,um pedaço de artigo a cada um deles. Culminando com a solução sobre como vencer estes desafios.

Antes de mais tenho de referir que isto é um artigo onde se pretende apresentar um conjunto de fatores que no seu todo criam um cenário ideal para o insucesso.
Comecemos pelo Cliente, ou seja a empresa que quer implementar um processo de receção de faturas dos seus fornecedores. Este inicia o processo contactando, ou então é contactado, pelo comercial que lhe apresenta uma visão de como tudo funciona sem problemas, onde os sistemas de todos os intervenientes comunicam automaticamente, praticamente sem intervenção humana, e onde as despesas operacionais tendem a diminuir consideravelmente. O que não é mentira, mas que só será possível quando o projeto estiver concluído. Até lá há muito trabalho a desenvolver o que regra geral não é mencionado, ou noutros casos bem detalhado quer na proposta quer no plano do projeto.

Deixo também o alerta como especialista da área, de que se alguém lhe disser que este processo dura apenas três meses, fique a saber que é uma projeção irrealista. Comecemos esta explicação pelo início, pelo que vai acontecer no Cliente que compra a solução de fatura eletrónica. Para começar é preciso conhecer o estado da infraestrutura tecnológica e do sistema de gestão, o que é chamado de ERP, o que existe e em que versão, de forma a garantir a interoperabilidade e saber se vai ser necessário fazer ajustes.

Posteriormente deve-se analisar e otimizar os processos operacionais, isto é, validar os dados, definir regras, padrões e garantir que os códigos utilizados por todas as entidades de forma a uniformizar o processo. são os mesmos. Outro passo importante do lado do cliente é envolver as pessoas, pois se os colaboradores da base piramidal, que lidam diretamente com a solução atual e com a parte operacional, não forem considerados, todo o projeto pode tornar-se obsoleto.

Genericamente há um entendimento primário de que este é um projeto pensado para ajudar a equipa financeira e atrapalhar a vida dos informáticos, mas tal não é verdade, e por isso a comunicação e cooperação entre todas as partes é essencial para o sucesso. Não só para a definição da otimização do fluxo organizacional, mas principalmente, para facilitar o trabalho de toda a equipa. Porque por vezes a noção imediata é de que a nova solução vai implicar alterações estruturais profundas, como por exemplo despedimentos. Quando alguém tem isso em mente, existe a tendência para sabotar o processo e proteger o seu posto de trabalho.

Próximo artigo: A perspetiva das equipas técnicas: o fornecedor de ERP, o implementador do projeto e o cliente

Por Wilques Erlacher | Especialista e Consultor em EDI e Faturação Eletrónica e Business Development Manager na Saphety